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4-Recueillir les informations
Chaque étape est nommée pour fournir des repères et permettre au Client de se situer dans le processus de l'entretien.
Le plus souvent le travail à effectuer nécessite des compléments d'informations.
Pour recueillir ces informations, le consultant utilise les outils à sa disposition :
Questions ouvertes pour favoriser l'expression
Questions fermées pour préciser une information
Reformulation pour valider la compréhension du consultant et renforcer les acquis de l'entretien
Association de plusieurs informations pour confronter le candidat sur les incohérences dans la perception des situations
5-Élaborer une synthèse
Élaborer une synthèse
Élaborer une synthèse au cours de chaque séance de travail, favorise un renforcement de l'acquis de l'entretien. Cela préserve aussi l'autonomie du candidat et son engagement dans le processus proposé.
C'est aussi le moment favorable pour faire des liens avec les sujets traités dans les séances précédentes et analyser la capacité de production du binôme consultant/candidat : "Comment pensez-vous que nous avançons aujourd'hui?". Ainsi le candidat peut communiquer sur sa satisfaction présente, ses difficultés vis à vis du sujet traité ou de son désintérêt.
C'est le candidat qui produit la synthèse. Au consultant de l'aider dans cette tache et de le confronter sur les décalages éventuels.
6-Décider des actions à entreprendre
Les séances de travail en commun nécessitent le plus souvent des actions personnelles à mener avant le prochain entretien :
Travail sur un thème de bilan, recherche d'informations, contacts réseau, analyse d'un marché, élaboration d'un outil de communication, démarches de candidature, etc. ...
Tout en permettant au candidat de progresser dans le processus, les actions ainsi décidées favorisent le maintien de son autonomie et le sur le chemin de la réussite. Cependant, il est nécessaire de prendre en compte les points suivants:
Une action à mener doit être décider en commun. Le consultant doit convaincre de sa nécessité.
Une action décidée et non réalisée place le candidat en situation d'échec et lui apprend qu'il peut ne pas faire. Il est donc impératif de proposer une action que si le consultant est convaincu qu'elle sera réalisée.
Le consultant doit systématiquement préparer le candidat à mener cette action: "Comment allez-vous vous y prendre?"; "Qu'allez-vous dire à votre interlocuteur?"; "A quel moment allez-vous faire cet exercice?"; "Comment allez-vous faire cette liste d'entreprises?"; etc. ...
7-Élaborer un objectif pour le prochain entretien
L'objectif du prochain entretien s'intègre dans les étapes du processus et dans la stratégie mise en place.
Le consultant ne laisse jamais partir un candidat sans un objectif pour la prochaine séance de travail en commun et sans convenir de la date et de l'heure du rendez-vous. A moins qu'il fut décidé de la fin du travail en commun.
La date du prochain rendez-vous est la formalisation du lien entre le candidat et son consultant. C'est aussi un élément de pression pour les actions à mener.
Sans date et objectif fixés, le consultant se place dans un style de "Laisser-faire" (voir les styles du consultant) et propose un système de libre service -je prends, je prends plus- qui va à l'encontre de toute stratégie d'accompagnement
8-Clore l'entretien
Clore un entretien signifie pour le consultant de "ranger" son dossier (le laisser ouvert peut troubler certaines personnalités) et terminer la relation par une note positive.
Etre positif peut parfois être difficile.
Au consultant d'être créatif !
"Nous avons atteint notre objectif aujourd'hui, j'en suis vraiment satisfait".
"Je suis impressionné par le travail que vous avez produit, merci beaucoup".
"Notre thème d'aujourd'hui était difficile, vous vous en êtes bien sorti, bravo !".
Cette méthode vise à renforcer la participation et l'implication du Client dans l'entretien. Proposer des étapes à franchir durant une période de travail en commun fournit les repères nécessaires au sentiment de progression. Les objectifs et aussi les moyens sont connus, ce qui favorise le partage des responsabilités vis à vis de la production et de la gestion du temps. Le fait de proposer au Client, à mi parcours et à la fin de l'entretien, de faire la synthèse de ce qui a été dit favorise son implication et la mise en oeuvre de son autonomie.
Bien entendu, cela implique pour le conseiller, d'avoir conçu une stratégie d'accompagnement.
Pour être plus efficace dans les entretiens, pour proposer un cadre structuré et structurant, pour préserver le potentiel d'autonomie du Client, pour favoriser sa participation et ses prises de décision, il est nécessaire de proposer des séances de travail rigoureuses et cadrées. Quelque soit le temps prévu pour votre entretien, 20 minutes ou 1 heure 30, par exemple, découpez-le en 8 étapes :
1. Accueillir
2. Définir l'objectif ou le rappeler
3. Identifier les étapes
4. Recueillir les informations
5. Élaborer une synthèse
6. Décider des actions à entreprendre
7. Élaborer un objectif pour le prochain entretien
8. Clore l'entretien
1-Accueillir
Accueillir une personne dans un espace.
Accueillir une personne signifie la reconnaître à la fois par son identité et dans son image corporelle. Le regard que porte le consultant vis à vis de son Client participe à la valorisation de l'estime de soi.
Accueillir dans un espace signifie fournir la possibilité au candidat de s'approprier le lieu et l'espace temps dans lequel le travail va se dérouler. Ce lieu de travail sera porteur d'espoir et se transformera en un espace de transition entre une situation perdue et une situation porteuse d'avenir.
L'accueil nécessite de la part du consultant chaleur sociale et attention particulière.
2-Définir l'objectif ou le rappeler
Définir l'objectif de l'entretien ou le rappeler
Un entretien est une étape dans un processus. Chaque entretien est défini clairement et détient son objectif.
Sans objectif, le consultant, ainsi que le candidat sont certains de ne pas l'atteindre. Sans objectif, l'entretien devient conversation ou éventuellement soutien, mais en aucun cas: accompagnement.
L'objectif est discuté, précisé, négocier, et s'insère dans une stratégie globale. Aucune stratégie ne peut exister sans objectif clair et identification des étapes nécessaire.
Pour le candidat, ne pas avoir d'objectif favorise sa dépendance vis à vis du consultant qui, lui-même devient dépendant de la production de son candidat.
Ne pas communiquer son objectif, c'est prendre une attitude d'influence et considérer son candidat comme non capable d'être un élément décisionnel dans le processus proposé.
Les effets sont immédiats, dès les premiers instants: perte d'autonomie et confiance altérée.
3-Identifier les étapes
Définir la méthode, les étapes, les outils éventuels et le rôle de chacun.
Une fois l'objectif à atteindre dans le cadre de cet entretien, clairement défini et accepté par les deux protagonistes, il s'agit de choisir les moyens pour y parvenir :
"Comment va-t-on s'y prendre ?".
Le consultant propose un ensemble de démarches et les étapes successives à franchir au cours de l'entretien. Il défini aussi les rôles de chacun pour permettre au candidat de savoir exactement ce que l'on attend de lui.
Le consultant est expert sur la forme. Il connaît les étapes les étapes à franchir pour parvenir à l'objectif. Cependant, chaque méthode, étape et outil doit être pleinement accepté par le candidat pour lui permettre d'en tirer le plus grand profit.
Le consultant sera le garant du cadre et de la méthode acceptée. Le candidat aura, ainsi, le sentiment de s'approprier la démarche et accordera du sens à celle-ci.